老胡回我说：你个二货，我是水货我欢乐，你看你，人高马大，头脑简单四肢发达，我昨天夜观天象，掐指一算，对你的未来做了一下综合分析，你命中注定。。。。。。。。

命中注定怎么样？我反问到

老胡回我说：天机不可泄露！

老胡，你要是不说我就把你去东莞*****的事情说出去！我吓唬着老胡。

对你未来做了一下综合分析，怎么努力都会没出息，因为你命中注定，，这辈子只能开拖拉机。老胡用嘲笑的语气对我说。

滚犊子！我大声的吼到。我心里暗想，一定不能让你把我看低，我将来一定能开飞机。

与老胡的聊天不欢而散，我匆忙的赶回了公司，打开了那台用了N年的老爷机，开个机都用去5分17，我打开了昨天还未完成的一系列的表单进行统计，发现这些消耗我精力的表单，有很多不合理。

表单即是工具，不合理如何提高我的工作效率，所以我要先着手进行优化，为了我以后工作省力气。

一、表单、记录在整个体系中的作用

一阶文件被定义为手册。如质量管理手册，描述着公司整个体系

二阶文件被定义为程序文件。如招聘程序，描述着公司各职能部门之间的关联

三阶文件被定义为指导性文件如。SOP、描述着某个过程具体的可操作性

四阶文件被定义为表单、记录。检验整个体系运行的符合性、有效性的证据，记录着整个体系运行的输入与输出。

也就是说，表单、记录是我们工作执行过程的控制与工作成果的展现，因此有好的工具才能让我们事半功倍。

二、表单优化可依照ECRS分析原则

取消(Eliminate):“要记录什么?是否必要?为什么?”

合并(Combine): 如果某项表头不能取消，是否可以与其它表头进行合并。

重排(Rearrange): 对表头顺序进行重新排列，以便突出重要信息或便于进行统计

简化(Simplify); 对表单进行简化，将复杂的表单简单化，提高工作效率。

进行优化时，必须了解二、三阶文件对表单的要求，如表单中某一项进行了取消，那么可能就会涉及到二、三阶文件的修改，一定要注意整个体系的联动性。

三、表单优化前后对比

1、员工动态通知单的优化

表单优化前   

表单优化后

表单优化后，增加了NO号，这个NO号具有绝对的唯一性，便于实行查找，可实现资料的追溯性。相关还需要修改《人事档案管理制度》，将NO的规范写入制度中，并需要修改《员工花名册》，《薪酬调整记录》《人员异动记录》等相关联表单，在表中增加一栏为表单NO，将人员实施内容表单NO号录入到相关表单中。关于NO号的如何定义，为什么是绝对唯一性，就不在这里阐述了。

员工花名册修改前（以此为例）

员工花名册修改后(增加了NO号)    

表单优化后，为了在填写表单时节约时间，在实施内容上增加了所有实施的内容，只需要在上边打勾就可，不再需要在这一栏中写字，方便快捷。表单填写方法变更，相关还需要修改《表单填写说明》。

表单优化后对表述的内容做了修改，比如将离职/备注改为离职原因；人力资源那一栏中备注改为建议。

2、来访人员住宿申请表

表单优化前     

表单优化后

表单优化后增加了“访客证”一栏，目的是要求来访住宿人员佩戴访客证，使访客身份更容易识别，便于区分访客与公司内部员工的区别。相关还需要修改《门禁管理规定》增加访客证使用说明；修改《来访人员登记表》，增加访客证编号栏等；制作访客证并进行编号。

表单优化后，增加了“物品携带”一栏，目的是方便进出物品的管控，值班保安会根据，来访入住人员携带物品进行登记，保证来时什么来，走时带什么走。相关还需要修改《门禁管理规定》

表单优化后，对签字确认这几栏进行了重排与修改，看着更加美观，突出了审批与执行。

任何文件的修改，影响的不只是一个点，而是一个面，我们必须要用体系的概念，对一系列会影响到的文件做以修改，否则体系永远都可能存在着部分失效或系统性失效的问题。

二年后，我开着拖拉机找到了老胡。

老胡忍不住笑着对我说：你看，我就说吗，你就是开拖机的料。

我开着拖拉机，带着老胡来到了一个基地，指着远处说：老胡，你看，这周围10000多亩都是我的，看到那架飞机没，我买了两架，一架用来洒农药，一架用来给你笑，是不是好笑。。。。。。