员工档案是公司在人力资源管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德作风、工作表现等个人情况的文件资料。员工档案不同人事档案，人事档案是伴随个人一生，在有人事档案管理权限的国企、事业单位可以对人事档案进行维护管理，而员工档案主要用于企业内部。

员工档案如何规范管理，这在实操中没有统一的规范，一般来说是在借鉴人事档案管理的基础上进行调整。

一、员工档案的作用

1、提供法律凭据

2、对人力资源进行盘点

员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置

通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询

了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划；了解员工的需求点，以便更好的关怀员工；记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感；离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

5、为员工晋升提供依据

通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

二、员工档案管理规范

1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料：复印件和原件相符；资料是原始且有价值的；以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写；名字、日期等内容填写规范；存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。注意：电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、EXCEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案记录着员工在公司发展的轨迹，它是公司档案管理中重要的一部分，档案对公司的历史积累是不可或缺的。科学技术发展，有的公司实行无纸化办公，但在当前电子档案还是不能替代纸质档案的，两者需要配合使用。

【作者简介】

齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

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