想做好人事档案管理，主要是先把制度弄好，然后依据制度开展相关工作，这样更加顺畅，不会像无头苍蝇一样到处乱飞。同时，人事档案管理要注意一点，对于离职人员要保留2年备查。

《劳动合同法》
第五十条　【劳动合同解除或者终止后双方的义务】用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

第一章 总则

第一条 为规范公司员工档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和使用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理办法。

第二条 该管理办法适用于公司所有员工的档案管理工作。

第二章 管理职责

第三条 人力资源部负责本管理办法的制定、修改和执行，负责安排人员落实员工档案的日常管理工作。

第四条 各部门负责配合人力资源部做好员工档案的收集、整理和保密工作。

第三章 管理办法的实施

第五条 档案的分类和内容

（一）基础材料

在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案主要包括以下几项：

1．个人简历资料、职位申请表（含一寸免冠彩色照片）、身份证复印件。

2．学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、专业技术等级证书，以及所在岗位所需要的相关证书复印件。

3．劳动合同。

4．其他：原单位离职证明、背景调查记录（视岗位情况而定）、体检证明（视岗位情况而定）。

（二）后续档案的归档

根据员工在公司的工作情况，对员工档案进行补充完善，建立后续档案，具体包括：

1．异动档案

当转正、岗位调动、调薪、离职等异动情况发生时，档案管理人员须在移动员工各项手续办理完毕后，将相关手续归档。异动档案包括：

（1）转正：转正申请书、员工试用转正考核表等。

（2）调动：岗位调动审批表、任命通知、试岗考核评定表等。

（3）调薪：员工调薪审批表。

（4）离职：离职申请单、离职交接单、离职面谈记录、工作交接记录（视岗位情况而定）等。

2．绩效管理档案

 人力资源部按照月度、季度、年度对员工进行绩效考核，形成绩效考核评价表，归入员工档案。

3．培训档案：员工培训记录、培训协议等。

4．奖惩情况。

5．其他。

第六条 档案的收集、鉴别和整理

（一）员工档案材料统一使用A4办公用纸，书写时统一使用黑色中性笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

（二）员工所在部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时提交至人力资源部，保持员工档案的完整性。

（三）材料归档前，档案管理人员必须对材料认真鉴别，有弄虚作假者，一经查处，将给予严肃处理。

（四）材料归档时，务必保证材料的真实、准确、完整、顺序合理；纸质档案与电子档案的须同步更新。

（五）离职人员档案应及时抽离并妥善保管。

第七条 档案的保管与销毁

（一）档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行档案保管和销毁流程。

（二）普通员工离职，档案保存两年后方可销毁；高管及核心技术人员离职，档案应保存五年方可销毁。

（三）员工档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可执行。

第八条 档案的查阅与借用

（一）查阅人事档案应填写《档案查阅审批表》，按规定程序逐级审批后方可查阅。查阅普通员工档案须经人力资源部负责人审批，查阅经理及以上级别人员档案，须经总经理审批。

（二）档案查阅必须严格遵守保密制度，保证两人以上同时在场，未经审批，不得复印、拍照；严禁涂改、抽取、撤换档案；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以处罚，情节严重者将追究法律责任。

（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，严格履行审批、登记手续。

（四）员工档案材料一般不得复印，因特殊需要，应当经总经理同意，严格履行审批、复印手续后，方可复印。

（五）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

第九条 奖惩

（一）档案管理人员违反本规定，未经批准私自复印、借出档案资料，视为严重违反公司规章制度，将给予严肃处理。

（二）经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，视为严重违反公司规章制度，将给予严肃处理。

（三）档案管理未尽工作职责，造成档案资料归还不及时、档案损毁、丢失等情况，将视严重程度给予相应处罚。

（四）故意毁损档案资料的，视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以解决劳动合同处理。

第四章 附则

第十条

（一）本制度由人力资源部负责编制及修订，解释权归XXXX公司；

        （二）本制度自总经理批准之日起施行。

你的人生要自己去经历，所以是甜是苦，都不要辜负。共勉！

好了，本次话题就到这里，我是专注分享干货与实战技巧的帅气大叔郑军军，我们下次再见！

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